Liệu bạn có bao giờ cảm thấy bận rộn nhưng nhận ra sau khi một ngày kết thúc, số công việc bạn hoàn thành lại rất ít không? Vậy thì hãy cùng TalentHub tìm hiểu về ma trận Eisenhower – mô hình giúp bạn làm chủ thời gian một cách hiệu quả.
Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Ma trận Khẩn cấp – Quan trọng thường được sử dụng với nhiệm vụ bằng cách quản lý thời gian. Bằng cách chia các công việc quan trọng, không quan trọng, khẩn cấp và không khẩn cấp thành 4 góc phần tư, nó giúp người dùng phân loại các đầu việc và sử dụng thời gian một cách hợp lý cũng như năng suất.
4 góc phần tư làm chủ thời gian
Sau khi lên danh sách các công việc cần thực hiện, ta sẽ tiến hành phân tích để phân loại công việc tương ứng với 4 góc phần tư:
– Quan trọng và khẩn cấp ⇒ Làm
– Quan trọng nhưng không khẩn cấp ⇒ Lịch trình
– Khẩn cấp nhưng không quan trọng ⇒ Uỷ quyền
– Không khẩn cấp cũng không quan trọng ⇒ Xoá
Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp
Được chia thành 3 loại:
| Phân loại | Ví dụ | Giải pháp |
Không lường trước được | Họp khẩn cấp, nhiệm vụ được giao bất ngờ, các cuộc điện thoại khẩn cấp,… | Bên cạnh việc hoàn thành những công việc này, bạn cũng cần làm việc lại với team hoặc cấp trên để giảm thiểu những công việc không lường trước, tránh ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc |
Lường trước được | Các cuộc họp định kỳ, sinh nhật, ngày giỗ,.. | Tập trung và dành thời gian xử lý những công việc này ngay từ đầu |
Trì hoãn đến sát thời hạn | Bài luận, bài thuyết trình,..đến sát ngày mới làm | Rèn luyện tính kỷ luật để tránh những tình huống này |
Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
Trong ma trận Eisenhower, đây là nhóm công việc bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, chúng sẽ không có thời hạn dành cho bạn. Bạn nên note lại những công việc này một cách chi tiết, sau đó thực hiện những đầu mục này ngay lập tức khi hoàn thành nhóm công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp. Tuyệt đối hạn chế tình huống dồn việc đến sát thời hạn mới làm, điều đó không chỉ khiến bạn căng thẳng mà còn giảm hiệu quả công việc.
Nhóm công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
Đối với nhóm công việc này trong Ma trận Eisenhower, bạn có thể thực hiện bàn giao nhờ giúp đỡ và uỷ quyền cho người khác. Dẫu vậy, bạn vẫn cần lưu ý những điều sau:
– Cần có kế hoạch bàn giao chi tiết như những yêu cầu và các phần bắt buộc cần có trong đề mục công việc
– Tuy là uỷ quyền, tuy nhiên bạn vẫn cần quan sát tiến độ và chất lượng công việc để phản hồi kịp thời cho người bạn nhờ giúp đỡ.
Nhóm công việc không khẩn cấp và không quan trọng
Đây thường là những công việc giải trí thư giãn như nghe nhạc, đọc sách, xem phim,…hoặc những việc làm cũng được mà không làm cũng không có vấn đề gì.
Nếu như bạn thiếu thời gian cho 2 nhóm công việc đầu, bạn có thể mạnh dạn gạch bỏ nhóm công việc khỏi Ma trận Eisenhower của chính mình. Tuy nhiên, nếu bạn kỷ luật và vẫn đang thực hiện một cách đầy hiệu quả những phân chia thời gian của mình, bạn có thể dành thời gian cho nhóm công việc này. Bởi lẽ, chúng không chỉ giúp bạn thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng mà còn giúp tái tạo năng lượng, tạo niềm vui và sự sẵn sàng cho những công việc tiếp theo.
Cách sử dụng Ma trận Eisenhower
Sau khi phân loại tính chất công việc, bạn sẽ tiến hành đưa chúng vào Ma trận Eisenhower để dễ quản lý. Thời gian phân bổ tỷ lệ các công việc đã được Eisenhower đưa ra thông qua sơ đồ sau:
Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp (15 – 20% thời gian) | Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (60 – 65% thời gian |
| Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng (10 – 15% thời gian) | Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp (< 5% thời gian) |
Dưới đây là mẫu ứng dụng Ma trận Eisenhower
Nhóm công việc quan trọng và khẩn cấp (15 – 20% thời gian) – Hoàn thành bài SEO đăng lên website công ty – Sửa và gửi đề án cho đối tác | Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp (60 – 65% thời gian – Họp team để review và phân chia công việc – Phản hồi bình luận của khách hàng |
| Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng (10 – 15% thời gian) Hoàn thành slides báo cáo tiến độ cho sếp, có thể nhờ bên design làm | Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp (< 5% thời gian) Chia sẻ các bài viết có thể tham khảo vào team để mọi người có tư liệu viết bài |
>> Đọc thêm
Tìm ra 4 điểm SWOT của bản thân để phát triển con đường sự nghiệp
Theo dõi chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất trên các nền tảng
Facebook: https://www.facebook.com/vnTalenthub
Website: https://talenthub.vn/